Aktenaufbewahrung in Wissen

Aufbewahrung von Akten – welche Anforderungen müssen Notare und Rechtsanwälte erfüllen?

Rechtsanwälte gibt es viele und vor allem in Großstädten wie Hamburg gibt es viele Fachanwälte, die sich auf ein bestimmtes Rechtsgebiet spezialisiert haben, zum Beispiel Fachanwälte für Erbsachen, Strafrecht, Verwaltungsrecht oder Sozialrecht. Aber was passiert eigentlich mit den ganzen Akten dieser Kanzleien? Wie lange müssen sie aufbewahrt werden und wie werden sie am Ende vernichtet?

Aufbewahrungsfristen der Akten

Bei den Aufbewahrungsfristen ist zu unterscheiden, um welche Art von Akten es sich handelt. Der Grundsatz für die Aufbewahrungsfristen ist in § 50 Abs. 1 der Bundesrechtsanwaltsordnung geregelt. Darin heißt es, dass Handakten für die Dauer von 6 Jahren aufbewahrt werden müssen. Zu den Handakten gehören die gesamten Fallunterlagen und der in diesem Zusammenhang geführte Schriftverkehr. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem der Auftrag beendet worden ist.

Im Hinblick auf die Verjährung von Schadensersatzansprüchen nach § 199 Abs. 3 BGB empfiehlt sich aber eine Aufbewahrung von 30 Jahren.
Für erbrechtliche Akten sollte ebenfalls auf eine Aufbewahrung von 30 Jahren geachtet werden (§ 199 Abs. 3a BGB).
Für die Aufbewahrungsfristen für Gerichtsakten gibt es eine gesonderte Bestimmung, die Aufbewahrungsbestimmungen – AufbewBest.

Aktenvernichtung

Sind die Aufbewahrungsfristen abgelaufen, können die Akten vernichtet werden. Dies kann jede Kanzlei in Eigenregie übernehmen. Erforderlich ist dafür nur ein geeigneter Aktenvernichter und die Möglichkeit, den anfallenden Papiermüll entsorgen zu können.

Für die Aktenvernichtung in Hamburg und anderen Großstädten gibt es aber noch eine andere Möglichkeit. Dort können die Akten über eine Fremdfirma entsorgt werden. Die Akten werden dann einfach zu der Firma gebracht oder je nach Angebot auch in der Kanzlei abgeholt. Die Fremdfirmen kümmern sich dann um die fachgerechte Vernichtung. Der Vorteil ist, dass der Aufwand für die Kanzlei so geringer wird. Der Nachteil ist aber, dass diese Art der Vernichtung in der Regel etwas kostenintensiver ist.

Wie Notare und Rechtsanwälte ihre Klienten verwalten

Das Aktenzeichen

Unter einem Aktenzeichen versteht man einen Teil der bei Gericht verwendeten Identifikationen von Akten. Es dient also zur Auffindung von offiziellen Schriftstücken. Akten bestehen aus rechtlich relevanten Schriftstücke, darunter können zum Beispiel Protokolle, Eingaben, Zustellausweise verstanden werden. Alle Schriftstücke, welche die selbe Sache betreffen, werden unter einem Zeichen (Geschäftszahl) zusammengefasst. Das vereinfacht die Handhabe und die Aufbewahrung, und digital sind die Akten auch noch nach Jahrzehnten abrufbar.

Bei Notaren und Rechtsanwälten kommt das Zeichen zum Einsatz, wenn diese Klienten verwalten wollen. Sie wissen dann, zu welchem Akt beziehungsweise Aktenenzeichen die Klientinnen und Klienten gehören. Auch die zu behandelnde Sache/der Sachverhalt ist unter dieser Aktenzahl auffindbar.

Verschiedene Buchstaben und Bezeichnungen

Nach dem Alphabet geordnet sind den Buchstaben Abhandlungsarten zugeordnet. Zum Beispiel kann der Buchstabe A stehen für Verlassenschaftsabhandlungen oder Ansprüche gegen einen Bund, ein Land, eine Gemeinde oder einen Gemeindeverband. Auch Anträge an den Verfassungsgerichtshof sind hierunter zusammenzufassen. Der Buchstabe B kann stehen für BergBuch – ein Teil des Grundbuches, oder BSR – Binnenschiffsregister, C kann stehen für Zivilprozesse, D für Disziplinarsachen, E für Exekutionssachen nach der Exekutionsordnung. F kann stehen für Fristsetzungssachen, G kann wiederum stehen für die Beglaubigung von Unterschriften. H steht für Rechtshilfe in Strafsachen. LvwG steht beispielsweise für Landesverwaltungsgericht.

(Bildquelle: Pixabay.com – CC0 Public Domain)